Sự khác nhau giữa kiểm tra và kiểm soát
Mục đích chính của kiểm tra là để PHÁT HIỆN sai sót. Mục đích chính của kiểm soát là NGĂN NGỪA sai sót. Đã ai nói cho các bạn điều này chưa? Vậy sao bộ phận Kiểm soát nội bộ của các công ty lại toàn đi làm chuyện kiểm tra?
KIỂM SOÁT NỘI BỘ (INTERNAL CONTROL) LÀM NHỮNG VIỆC GÌ?
Khi tôi hỏi câu này, đa số các câu trả lời chủ yếu là đi kiểm tra, phát hiện sai phạm và đề nghị xử lý. Và đa phần các công ty cũng chỉ tập trung vào kiểm tra các hoạt động liên quan đến tài chính, tiền bạc, hàng hóa…
Tôi cho rằng, KSNB phải làm đầy đử các công việc chính sau, tất nhiên có sự ưu tiên khác nhau cho từng giai đoạn và tùy theo đặc thù của mỗi công ty.
1. Như “police”, họ phải ĐỊNH KỲ và ĐỘT XUẤT đi kiểm tra, thổi còi, lập biên bản, xử lý hoặc đề nghị xử lý theo luật lệ, quy định hiện hành. Và không chỉ kiểm tra các hoạt động tài chính (thu, chi, quản lý tiền, hàng, công nợ…), mà tất cả mọi hoạt động khác như bán hàng, tiếp thị, giao nhận, chăm sóc KH, tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng kỷ luật, quản lý sx, quản lý chất lượng…
* Căn cứ để “thổi còi” là các chính sách, quy chế, quy định, quy trình, quy chuẩn, quy tắc, nội quy… đã ban hành và còn hiệu lực, tôi tạm gọi chung là LUẬT LỆ. Các cá nhân bộ phận vi phạm, tùy theo mức độ nghiêm trọng, cần được phát hiện và xử lý.
2. Rà soát lại luật lệ xem có lỗ hổng, kẽ hở thiếu sót, thiếu quy định, thiếu căn cứ để xử lý không.
3. Đề nghị bổ sung, hiệu chỉnh, ban hành luật lệ để bịt hết các lỗ hổng.
4. Khảo sát, đánh giá tính khả thi của luật lệ xem có bất cập, bất khả thi hay quá khó khăn để thực hiện không.
5. Đề nghị thay đổi điều kiện thực thi vì nếu điều kiện thực thi bất hợp lý, quá khó khăn, vi phạm sẽ tiếp tục tái diễn.
Ví dụ, đoạn đường đang cho phép chạy 80km/h, lập tức giảm xuống ngay 30km/h, không thể kịp giảm tốc độ. Ví dụ khác là đội bảo vệ ít người mà phải phụ trách khu vực quá rộng lớn nên điều kiện thực thi nhiệm vụ theo quy định quá khó khăn, không khả thi.
6. Thống kê, báo cáo, tìm hiểu nguyên nhân sâu xa, và đề xuất khắc phục, thay đổi, hiệu chỉnh, cải tiến…
Bạn thấy đấy, công việc của KSNB không chỉ là đi kiểm tra xử phạt mà là làm thế nào để ngăn ngừa vi phạm và cải tiến, nâng cao hiệu suất và hiệu quả của các hoạt động. Kiểm soát (control) khác với kiểm tra (check) là ở chỗ đó!
Bạn có thấy KSNB của bạn chưa làm hết chức năng của mình không? Và có ở đâu nói công việc của KSNB giống như tôi nói không?
Tác giả: Nguyễn Hữu Long (Founder Group PTDNV).
