Là một người Quản Lý bạn cần phải biết điều này

Chuyện là phòng tôi đang thiếu hụt nhân sự ở một khu vực trong line sản xuất. Sau khi tôi phỏng vấn và tuyển được người vào làm. Tôi liền gọi anh quản lý khu vực ở phân xưởng lên để bàn giao người mới và căn dặn vài điều.

Mặc dù công ty chúng tôi có quy trình đào tạo và hướng dẫn công việc cho người mới nhưng không phải ai cũng có thể thực hiện tốt được nếu như không biết cách hướng dẫn.

Sau một tuần anh quản lý khu vực sản xuất này lên gặp tôi. Các bạn có biết anh ấy nói gì với tôi không?

– Nhân viên (NV): bạn mới quá tệ đi em à. Chậm quá mà không làm được gì cả.

– Tôi hỏi lại: tệ lắm hả anh? tệ như thế nào anh kể em nghe đi.

– NV: Anh chỉ nó gia công và sửa máy mà nó cứ trơ trơ, làm không được gì cả (ở đây nhân viên của tôi thuộc bộ phận kỹ thuật). Rồi nó không nhớ gì cả. Nói gì cũng quên. Anh đã giải thích rồi làm mẫu nữa. Nhưng rồi nó cũng không làm được. Làm sai hết. Mất công anh phải làm lại.

Anh quản lý này nói rất nhiều những điều không mấy tốt đẹp của bạn nhân viên mới. Thực sự là tôi cũng hơi băn khoăn suy nghĩ không lẽ trước giờ giữa các ứng cử viên và cách mà tôi loại trừ các ứng viên của mình có vấn đề?

Sau khi tôi nghe xong tôi nói rằng: “À, vậy hả anh”. Mục đích tôi muốn anh quản lý này bình tĩnh lại một chút. Tôi tiếp tục: “Anh thử suy nghĩ cách hướng dẫn khác để đào tạo cho bạn đó được không? Có cách nào để bạn đó ghi nhớ công việc mà không bị quên hoặc thiếu sót công việc?”

– NV: cách khác hả? uhm.

– Tôi: Hãy thử xem!

– NV: được rồi, để anh thử cách khác xem sao. Anh sẽ báo lại em sau 1 tuần nữa.

Một tuần sau khi anh quản lý đến gặp tôi và nói “cách mới vẫn không khả quan lắm em à”. Khi tôi nghe vậy liền hỏi “cách mới của anh như thế nào?”.

– NV: lần này khi hướng dẫn công việc anh có bắt bạn phải ghi chép lại cách làm để không bị quên. Anh có làm mẫu cho bạn xem rồi bắt bạn làm theo và anh đứng quan sát. Nhưng kết quả thì vẫn không làm được. Đôi khi chỉ thực hiện đúng khi có anh đứng đó. Nhưng không có anh hỗ trợ lại làm không được.

– Lúc này tôi liền nói “tốt rồi, nghĩa là đã có tiến bộ hơn so với lần trước. Anh biết sao không. Nếu em là bạn nhân viên đó có lẽ em cần anh nói rõ hơn về mục đích cũng như những điểm cần chú ý khi làm công việc đó. Anh thử nghĩ xem, nếu khi em giao cho anh một công việc mà em không nói rõ mục đích hay những điểm cần lưu ý thì liệu rằng kết quả công việc mang lại có tốt hơn so với việc mình không xác định những điểm đó? Và để đảm bảo nhân viên thực hiện tốt được công việc được giao thì chúng ta có cần phải kèm cặp và theo sát họ cho tới khi họ làm được hay không?”

– Tới đây anh quản lý dường như nhận ra được vấn đề còn thiếu sót khi hướng dẫn công việc cho bạn mới. Anh liền trả lời “Ok, để anh áp dụng xem hiệu quả hay không”.

– Tôi nói “Ok, cố gắng lên. Cần phải kiên trì với nhân viên của mình. Em hi vọng sẽ nghe được tin tốt lành vào tuần tới”.

Lại một tuần nữa trôi qua. Anh quản lý đến gặp tôi và nói rằng “kết quả tốt hơn rồi em nhé. Bây giờ có thể nắm bắt và làm việc hiệu quả hơn rồi”.

“Cảm ơn anh. Đó mới chỉ là khởi đầu thôi. Hãy cố gắng để đồng hành cùng nhân viên của mình trong suốt quá trình làm việc”.

Tôi nói tiếp: “Một trong những yếu tố quan trọng để một nhân viên mới có thể nắm bắt được công việc cần làm đó là:

   – Hãy xác định rõ nhiệm vụ và kết quả mong muốn mà mình giao cho họ.

   – Hãy làm mẫu cho họ xem và nhớ giải thích cho họ những lưu ý hay những điểm quan trọng của công việc đó.

   – Hãy cho họ làm thử và đừng quên giám sát họ trong quá trình thực hiện. Phải đảm bảo việc điều chỉnh và giúp họ sửa sai tại thời điểm đang thực hiện.

   – Hãy khích lệ và động viên họ mỗi khi họ làm sai hay làm đúng. Hãy tin tưởng vào nhân viên của mình.

   – Một điều quan trọng nữa đó là hãy luôn đồng hành cùng nhân viên của mình. Là một người quản lý chúng ta cần tìm được điểm giao thoa chung của mình với nhân viên. Có thể hỏi thăm tính hình gia đình, sức khỏe, … mục đích là để hiểu hơn về nhân viên của mình. Cũng như chia sẽ hỗ trợ nhân viên của mình trong trường hợp họ có khó khăn. Nhưng hãy quan tâm và chia sẽ thật lòng. Có như vậy họ mới cảm nhận được sự quan tâm của mình để rồi cố gắng hơn trong công việc và cùng chúng ta giải quyết các công việc được tốt hơn”.

Là một người quản lý chúng ta cần phải hiểu rõ sứ mệnh của mình. Hãy có trách nhiệm với nhân viên của mình. Con người chúng ta mỗi người có một cách tiếp cận khác nhau. Do đó đừng áp dụng chung một cách giống nhau để hướng dẫn đào tạo nhân viên của mình. Thay vào đó hãy sử dụng nhiều cách khác nhau để áp dụng cho mỗi đối tượng cụ thể, thời gian cụ thể.

Nếu bạn mong muốn phát triển kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc được hiệu quả hơn thì hãy tìm đọc cuốn sách “Để hiệu quả trong công việc”. Tuy lượng kiến thức trong sách không nhiều nhưng tôi tin rằng khi áp dụng chúng vào thực tế bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn.

…………………………………………………

Hãy like page SÁCH HAY MỖI NGÀY hoặc kết nối với tôi qua Facebook để nhận được nhiều chia sẽ hơn. Đừng ngần ngại đặt câu hỏi nếu bạn có vấn đề nào cần cải thiện trong công việc của mình.